Vinculacion de datos en Excel

Vincular a datos en Excel

Al enlazar una base de datos de Access con los datos de otro programa, podrá usar las herramientas de consultas e informes que Access suministra sin tener que mantener una copia de los datos de Excel en la base de datos.

Cuando se vincula a una hoja de cálculo de Excel o un rango con nombre, Access crea una nueva tabla que está vinculada a las celdas de origen. Cualquier cambio que realice en las celdas de origen en Excel aparece en la tabla vinculada. No obstante, no puede editar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, editar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de origen.

Escenarios comunes para vincular a una hoja de Excel desde Access

Normalmente, las vinculaciones se efectúan a archivos de Excel (en lugar de importar) por las siguientes razones:

• Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel pero a la vez poder utilizar las eficaces características de consultas e informes de Access.
• Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero los datos de orígenes externos con los que trabaja están en hojas de cálculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos sino que desea poder trabajar con ellos en Access.

Si es la primera vez que se vincula a una hoja de Excel

• Tenga en cuenta que no puede crear un vínculo a una base de datos de Access desde Excel.
• Al vincular a un archivo de Excel, Access crea una tabla nueva conocida a menudo como tabla vinculada. La tabla muestra los datos en la hoja de cálculo o el rango con nombre de origen pero no almacena realmente los datos en la base de datos.
• No puede vincular datos de Excel a una tabla existente en la base de datos. Esto significa que no puede anexar datos a una tabla existente realizando una operación de vinculación.
• Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas.
• Cualquier cambio realizado en los datos de Excel se refleja automáticamente en la tabla vinculada. No obstante, el contenido y la estructura de una tabla vinculada en Access son de sólo lectura.
• Al abrir un libro de Excel en Access (en el cuadro de diálogo Abrir archivo, cambie el cuadro de lista Tipo de archivo a Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo que desea), Access crea una base de datos en blanco e inicia automáticamente el Asistente para vinculación de hojas de cálculo.

Preparar los datos de Excel

1. Busque el archivo de Excel y la hoja o el rango que tiene los datos a los que desea vincularse. Si no desea vincularse a toda la hoja de cálculo, es posible definir un rango con nombre que incluya sólo las celdas con las que desea establecer el vínculo.
   ¿Cómo creo en Excel un rango con nombre?
   1. Vaya a Excel y vea la hoja de cálculo en la que desea definir un rango con nombre.
   2. Seleccione el rango de celdas que contiene los datos con los que desea establecer un vínculo.
   3. Haga clic con el botón secundario en el rango seleccionado y haga clic en Asignar nombre a un rango.
   4. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, especifique un nombre para el rango en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar.
   Tenga en cuenta que sólo puede vincularse a una hoja de cálculo o un rango a la vez durante una operación de vinculación. Para vincularse a datos en varios lugares de un libro, repita la operación de vinculación para cada hoja de cálculo o rango.
2. Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en la tabla siguiente:

Elemento	Descripción
Formato de tabla	Asegúrese de que las celdas están en formato de tabla. Si el rango incluye celdas combinadas, el contenido de la celda se coloca en el campo que corresponde a la columna más a la izquierda y los otros campos se dejan en blanco.
Omitir columnas y filas	No puede omitir columnas y filas de origen durante la operación de vinculación. No obstante, puede ocultar campos y filtrar registros abriendo la tabla vinculada en la vista Hoja de datos después de haberlos importado a Access.
Número de columnas	El número de columnas de origen no puede ser superior a 255 porque Access no admite más de 255 campos en una tabla.
Columnas, filas y celdas en blanco	Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hoja de cálculo o del rango de Excel. Si hay celdas en blanco, intente agregar los datos que faltan.
Valores de error	Si una o varias celdas de una hoja de cálculo o un rango contienen valores de error, corríjalos antes de iniciar la operación de importación. Tenga en cuenta que si una hoja de cálculo o un rango de origen contienen valores de error, Access inserta un valor nulo en los campos correspondientes de la tabla.
Tipo de datos	No puede cambiar el tipo de datos o el tamaño de los campos en la tabla vinculada. Antes de iniciar la operación de vinculación, debe comprobar que cada columna contiene datos de un tipo específico. Recomendamos que dé formato a una columna si incluye valores de tipos de datos distintos. Por ejemplo, la columna Nºvuelo de una hoja de cálculo puede contener valores numéricos y de texto, como 871, AA90 y 171. Para evitar valores incorrectos o que faltan, siga este procedimiento: Haga clic con el botón secundario en la columna y haga clic en Formato de celdas. En la ficha Número, en Categoría, seleccione un formato. Haga clic en Aceptar.
Primera fila	Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombre contiene los nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la primera fila como nombres de campo durante la operación de vinculación. Si no hay nombres de columna en la hoja de cálculo, o si un nombre de columna determinado infringe las reglas de nombres de Access, Access asigna un nombre válido a cada campo correspondiente.

1. Cierre el archivo de origen si está abierto.

Preparar la base de datos de destino

1. Abra la base de datos en la que desea crear el vínculo. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura y de que tiene los permisos necesarios para realizar cambios en ella.
   Si no desea guardar el vínculo en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.
   Haga clic en el botón Microsoft Office  y, después, haga clic en Nuevo.
   Ya está listo para iniciar la operación de vinculación.

Crear el vínculo

1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar haga clic en Excel. 
   NOTA: La ficha Datos externos no está disponible a menos que esté abierta una base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Excel, en el cuadro Nombre de archivo especifique el nombre del archivo de origen de Excel.
3. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Aceptar.
   Se inicia el Asistente para vinculación de hojas de cálculo, que le guía durante el proceso de vinculación.
4. En la primera página del Asistente, seleccione una hoja de cálculo o un rango con nombre y haga clic en Siguiente.
5. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los nombres de campo, seleccione Primera fila contiene encabezados de columna. Access utiliza estos encabezados de columna para asignar nombres a los campos de la tabla. Si un nombre de columna incluye algunos caracteres especiales, no se puede utilizar como nombre de campo en Access. En estos casos, aparece un mensaje de error que le indica que Access asignará un nombre válido para el campo. Haga clic en Aceptar para continuar.
6. En la página final del Asistente, especifique un nombre para la tabla vinculada y haga clic en Finalizar. Si la tabla con el nombre especificado ya existe, se le pregunta si desea sobrescribir el archivo existente. Haga clic en Sí si desea sobrescribirlo o en No para especificar un nombre de archivo diferente.
   Access intenta crear la tabla vinculada. Si la operación se realiza correctamente, Access muestra el mensaje Se ha terminado de vincular la tabla. Abra la tabla vinculada, revise los campos y datos para asegurarse de que ve los datos correctos en todos los campos.
   Si ve valores de error o datos incorrectos, debe solucionar el problema en los datos de origen. Para obtener más información acerca de la solución de problemas en los valores de error o valores incorrectos, vea la sección siguiente.

Solucionar #Num! y otros valores incorrectos en una tabla vinculada

Incluso si ve el mensaje Se ha terminado de vincular la tabla, debe abrir la tabla en la vista Hoja de datos para asegurarse de que las filas y columnas muestran datos correctos.

Si ve errores o datos incorrectos en alguna parte de la tabla, ejecute la acción adecuada tal como se describe en la tabla siguiente e intente vincular de nuevo. Recuerde que no puede agregar valores directamente en la tabla vinculada dado que la tabla es de sólo lectura.

Problema	Solución
Elementos gráficos	En Access, no es posible vincular a elementos gráficos en una hoja de cálculo de Excel, como logotipos, gráficos e imágenes.
Formato de presentación	Es posible que tenga que establecer la propiedad Formato de algunos campos en la vista Diseño para asegurarse de que los valores se muestran correctamente en la vista Hoja de datos.
Valores calculados	Los resultados de una columna o celdas calculadas se muestran en el campo correspondiente pero no puede ver la fórmula (o la expresión) en Access.
Valores de texto truncado	Aumente el ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Si sigue sin ver el valor completo, puede deberse a que el valor es superior a 255 caracteres. Access sólo puede vincularse a los primeros 255 caracteres por lo que debe importar los datos en lugar de vincularse a ellos.
Mensaje de error de desbordamiento del campo numérico	La tabla vinculada puede parecer correcta pero posteriormente, al ejecutar una consulta en la tabla, es posible que vea el mensaje de error Desbordamiento del campo numérico. Esto puede suceder porque existe un conflicto entre el tipo de datos de un campo en la tabla vinculada y el tipo de datos que se guarda en ese campo.
Valores VERDADERO o FALSO y -1 o 0	Si la hoja de cálculo o el rango de origen incluye una columna que contiene sólo valores VERDADERO o FALSO, Access crea un campo Sí/No para la columna en la tabla vinculada. No obstante, si la hoja de cálculo o el rango de origen incluye una columna que contiene sólo valores -1 o 0, Access, de forma predeterminada, crea un campo numérico para la columna y no podrá cambiar el tipo de datos del campo correspondiente de la tabla. Si desea un campo Sí/No en la tabla vinculada, asegúrese de que la columna de origen incluye valores VERDADERO y FALSO.
Campos multivalor	Access no habilita la compatibilidad para varios valores en un campo incluso si la columna de origen contiene una lista de valores separados por un signo de punto y coma (;). La lista de valores se trata como un valor único y se coloca en un campo de texto.
#Núm!	Access muestra el valor de error #Num! en lugar de los datos reales en un campo en las situaciones siguientes: Si una columna de origen contiene algunos valores numéricos o de fecha en una columna que contiene principalmente valores de texto, no se importan los valores numéricos y de fecha. Si una columna de origen contiene algunos valores de texto en una columna que contiene principalmente valores numéricos, no se importan los valores de texto. Si una columna de origen contiene algunos valores de texto en una columna que contiene principalmente valores de fecha, no se importan los valores de texto. Siga este procedimiento para minimizar las instancias de valores nulos en la tabla: Asegúrese de que la columna de origen no contiene valores de tipos de datos diferentes. Dé formato a las columnas en el archivo de Excel. Durante la operación de vinculación, seleccione el tipo de datos correcto para cada campo. Si el tipo de datos es incorrecto, es posible que la columna resultante contenga sólo valores #Num! para todas las filas de datos.
Valores numéricos en lugar de valores de fecha	Si ve un número aparentemente aleatorio de cinco dígitos en un campo, compruebe si la columna de origen contiene principalmente valores numéricos, así como también algunos valores de fecha. Los valores de fecha que aparecen en columnas numéricas se convierten incorrectamente en números. Reemplace los valores de fecha por valores numéricos e intente vincular de nuevo.
Valores de fecha en lugar de valores numéricos	Si ve un valor de fecha aparentemente aleatorio en un campo, compruebe si la columna de origen contiene principalmente valores de fecha, así como también algunos valores numéricos. Los valores numéricos que aparecen en columnas de fecha se convierten incorrectamente en fechas. Reemplace los valores numéricos por valores de fecha e intente vincular de nuevo.